Cost Cutting in der Krise
Ausgangslage & Ziele
Ein weltweit führender Hersteller von Schleifwerkzeugen plante ein Projekt zur kurzfristigen Kostensenkung unter Berücksichtigung einer bestehenden Wachstumsstrategie. Als erfahrener externer Projektmanager durfte ich das Unternehmen dabei unterstützen, Bereiche zur Kostensenkung zu identifizieren und deren Umsetzung zu planen (Dauer 3 M.). Zielsetzung war die Festlegung notwendiger Schritte zur kurzfristigen Abfederung der Covid-19 Auswirkungen (Umsatzrückgang, Lieferkettenprobleme etc.). Besonderen Fokus legte der Kunde auf geeignete Massnahmen zur Senkung der Kosten und zur Reduktion der (gewachsenen) Komplexität.
Mit dem Projekttitel „Outperform the Crisis“ (OTC) war der Anspruch verbunden die Krise nicht nur zu bewältigen, sondern gestärkt aus dieser hervorzugehen. Der äußere Druck führte zu einer Veränderungsbereitschaft (Change Readiness) und hat die Chance für eine gewinnbringende Bereinigung und Transformation für eine optimale Aufstellung in der Zukunft geboten.
Das Onboarding erfolgte durch das Kern-Projektteam (CEO & 6-köpfiges Managementteam) und war geprägt von einer außergewöhnlichen Offenheit, Engagement und Sympathie. Einem intensiven deep-dive durch Prozesse, Produkte, Kunden, Lieferanten, Wettbewerbern und der vorhandenen Zukunftsstrategie, folgte schnell die gemeinsame Erarbeitung eines ersten Projektplans mit Prozessschritten und Meilensteinen.
Projektmanagement
Das Projektmanagement war primär klassisch (Wasserfall), aber auch agile Methoden kamen zum Einsatz (so wurde z.B. bei Workshops mit SCRUM Elementen wie Sprints, Reviews und Retrospektiven gearbeitet). Als Tools wurden MS-TEAMS und der MS-PLANNER verwendet und eine differenzierte Berechtigungsstruktur regelte die unterschiedlichen Zugriffsrechte.
In einer Roadmap erfolgte nun die terminierte Grobplanung der Schritte:
- Brainstorming von Teilprojekten (TP) & kriterienbasierte Bewertung (Nutzen: Umsatz, dB, fixe Kosten, variable Kosten und Aufwand: Komplexität, Kapitaleinsatz, Umsetzungsdauer, Wirkung ab…)
- Vorauswahl TPs & Potenzialermittlung
- Auswahl TPs & Bildung unterschiedlicher Szenarien
- Entscheidung Szenario & Umsetzungsplanung
Potenziale & Szenarien
Für die Potenzialermittlung und die Szenarienbildung wurden mehrtägige (von mir moderierten) vor Ort Workshops durchgeführt. Das Kern-Projektteam wurde dabei in diversen Arbeitsgruppen von internen Experten unterschiedlicher Fachbereiche unterstützt (alle Teilnehmer mussten zuvor eine NDA unterzeichnen und haben dann Zugriff auf die Projektunterlagen erhalten). Die (Zwischen-) ergebnisse wurden immer wieder aggregiert, vorgestellt und im Plenum diskutiert – sehr hilfreich waren dabei auch Tools zur Visualisierung wie z.B. ein Spinnennetz-Diagramm (z.B. zur Darstellung eines “confidence levels” zu einem Teilprojekt sowie dessen Veränderung im Projektverlauf).
Bei der Umsetzungsplanung der Teilprojekte kam u.a. der Ressourcenplanung hohe Bedeutung zu (insbes. zur Vermeidung von “Überbuchungen” einzelner Projektteilnehmer).
Teilprojekt Einkauf & Logistik
In der Umsetzungsphase durfte ich das Teilprojekt Einkauf und Logistik leiten (Dauer 6 M.). Dabei wurden mit dem Einkauf insbesondere Beschaffungs- und Verhandlungstrategien erarbeitet und diese sehr erfolgreich umgesetzt. Das Ziel der Reduktion der Einkaufskosten, bei gleichzeitig langfristiger Sicherstellung der anforderungsgerechten Versorgung sowie Erhöhung der Flexibilität (auf Basis von Marktentwicklungen), konnte vollumfänglich erreicht werden.
Zur Reduktion der Logistikkosten wurde ein zusätzliches Projekt mit einem externen Anbieter für Frachtenprüfung und Transportkostenoptimierung initiiert und von mir bis in die Umsetzungsphase begleitet.
Eine gut funktionierende Kommunikationsstrategie (Pressemitteilungen, Townhallmeetings, Gruppen- und Einzelgespräche etc.) sorgte dafür, dass interne wie externe Stakeholder umfassend und zeitnah über Projektergebnisse und Veränderungen informiert waren.
Einblicke
