Cost Cutting during a crisis
Starting point & goals
A leading global manufacturer of grinding equipment (head office in Hamburg) was planning a project to reduce costs in the short term, taking into account an existing growth strategy. As an experienced external project manager, I was able to support the company in identifying areas for cost reduction and planning their implementation (duration: 3 months). The objective was to determine the necessary steps to mitigate the Covid-19 impacts (decline in turnover, supply chain problems, etc.) in the short term. The client focused in particular on appropriate measures to reduce costs and complexity.
The project title “Outperform the Crisis” (OTC) was associated with the aspiration not only to overcome the crisis, but to arise from it stronger than before. The external pressure led to a “change readiness” and offered the opportunity for a profitable adjustment and for the transformation into an excellent position in the future.
The onboarding was carried out by the core project team (CEO & 6-member of the management team) and was characterised by an extraordinary openness, commitment and sympathy. An intensive deep-dive through processes, products, customers, suppliers, competitors and the existing future strategy was quickly followed by the joint development of an initial project plan with process steps and milestones.
Project management
Das Projektmanagement war primär klassisch (Wasserfall), aber auch agile Methoden kamen zum Einsatz (so wurde z.B. bei Workshops mit SCRUM Elementen wie Sprints, Reviews und Retrospektiven gearbeitet). Als Tools wurden MS-TEAMS und der MS-PLANNER verwendet und eine differenzierte Berechtigungsstruktur regelte die unterschiedlichen Zugriffsrechte.
In einer Roadmap erfolgte nun die terminierte Grobplanung der Schritte:
- Brainstorming von Teilprojekten (TP) & kriterienbasierte Bewertung (Nutzen: Umsatz, dB, fixe Kosten, variable Kosten und Aufwand: Komplexität, Kapitaleinsatz, Umsetzungsdauer, Wirkung ab…)
- Vorauswahl TPs & Potenzialermittlung
- Auswahl TPs & Bildung unterschiedlicher Szenarien
- Entscheidung Szenario & Umsetzungsplanung
Potenziale & Szenarien
Für die Potenzialermittlung und die Szenarienbildung wurden mehrtägige (von mir moderierten) vor Ort Workshops durchgeführt. Das Kern-Projektteam wurde dabei in diversen Arbeitsgruppen von internen Experten unterschiedlicher Fachbereiche unterstützt (alle Teilnehmer mussten zuvor eine NDA unterzeichnen und haben dann Zugriff auf die Projektunterlagen erhalten). Die (Zwischen-) ergebnisse wurden immer wieder aggregiert, vorgestellt und im Plenum diskutiert – sehr hilfreich waren dabei auch Tools zur Visualisierung wie z.B. ein Spinnennetz-Diagramm (z.B. zur Darstellung eines “confidence levels” zu einem Teilprojekt sowie dessen Veränderung im Projektverlauf).
Bei der Umsetzungsplanung der Teilprojekte kam u.a. der Ressourcenplanung hohe Bedeutung zu (insbes. zur Vermeidung von “Überbuchungen” einzelner Projektteilnehmer).
Teilprojekt Einkauf & Logistik
In der Umsetzungsphase durfte ich das Teilprojekt Einkauf und Logistik leiten (Dauer 6 M.). Dabei wurden mit dem Einkauf insbesondere Beschaffungs- und Verhandlungstrategien erarbeitet und diese sehr erfolgreich umgesetzt. Das Ziel der Reduktion der Einkaufskosten, bei gleichzeitig langfristiger Sicherstellung der anforderungsgerechten Versorgung sowie Erhöhung der Flexibilität (auf Basis von Marktentwicklungen), konnte vollumfänglich erreicht werden.
Zur Reduktion der Logistikkosten wurde ein zusätzliches Projekt mit einem externen Anbieter für Frachtenprüfung und Transportkostenoptimierung initiiert und von mir bis in die Umsetzungsphase begleitet.
Eine gut funktionierende Kommunikationsstrategie (Pressemitteilungen, Townhallmeetings, Gruppen- und Einzelgespräche etc.) sorgte dafür, dass interne wie externe Stakeholder umfassend und zeitnah über Projektergebnisse und Veränderungen informiert waren.
Einblicke
